PRIVACYVERKLARING - GDPR
1. Onderneming:
BVBA ELKE VOLCKAERT, met als ondernemingsnummer 0839.526.981 (BTW nr. BE 0839.526.981), is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens onder de voorwaarden zoals weergegeven in deze privacyverklaring.
2. Verantwoordelijke voor de Gegevensbescherming:
Mr. Elke VOLCKAERT
Kerkstraat 108
9050 Gentbrugge
T. 09 279 65 10
3. De beveiliging van de persoonsgegevens:
BVBA ELKE VOLCKAERT neemt de bescherming van uw gegevens ernstig en neemt alle redelijke passende maatregelen om ervoor te zorgen dat misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging van uw gegevens zoveel mogelijk wordt tegengegaan.
4. Welke persoonsgegevens worden verwerkt:
BVBA ELKE VOLCKAERT krijgt kennis van uw persoonsgegevens, hetzij omdat u deze zelf aan BVBA ELKE VOLCKAERT heeft verstrekt, dan wel doordat zij worden opgezocht of BVBA ELKE VOLCKAERT ter kennis komen naar aanleiding en omwille van de behandeling van het dossier.
Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die BVBA ELKE VOLCKAERT standaard verwerkt:
- Naam: voor- en achternaam / vennootschaps- of firmanaam;
- Contactpersoon voor uw dossier;
- Geslacht;
- Geboortedatum en –plaats;
- Beroep;
- Adresgegevens;
- Telefoon-, Fax- en of GSM nummer;
- E-mailadres;
- KBO / BTW nummer / rijksregisternummer;
- Bankrekeningnummer.
Uw identificatiegegevens worden verwerkt om tegemoet te komen aan onze wettelijke verplichting, om u te kunnen identificeren bij het opstellen van (procedure)akten en om u behoorlijk te kunnen bereiken als cliënt.
Uw BTW-, bank- en betalingsgegevens, worden verwerkt voor facturatiedoeleinden, om te voldoen aan de boekhoudwetgeving en om derdengelden aan u te kunnen overmaken.
5. Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens:
BVBA ELKE VOLCKAERT verwerkt (gebeurlijk) de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u in het kader van de diensten:
- Strafrechtelijk verleden, (strafrechtelijke) feiten of – veroordelingen;
- Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
- Persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke
overtuigingen, of het lidmaatschap van een vakbond blijken, en verwerking van genetische gegevens, biometrische
gegevens met het oog op de unieke identificatie van een persoon, of gegevens over gezondheid, of gegevens met
betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid.
Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers, cliënten of andere personen die jonger zijn dan 16 jaar, tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of wij gebonden zijn door de uitvoering van onze wettelijke verplichtingen. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker, cliënt of andere persoon ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via het e-mailadres: volckaert@eadvocaten.be.
6. Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken:
BVBA ELKE VOLCKAERT verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:
- om te voldoen aan de wettelijke verplichting die op BVBA ELKE VOLCKAERT en op haar individuele advocaten
rust;
- ter behartiging van de vitale belangen van u of van een andere natuurlijke persoon;
- voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het
openbaar gezag dat (gebeurlijk) aan de individuele advocaten van BVBA ELKE VOLCKAERT is opgedragen;
- voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van u of de cliënten van de individuele advocaten van
BVBA ELKE VOLCKAERT of van derden;
- de verwerking met het oog op archivering in het algemeen belang, wetenschappelijk of historisch onderzoek of
statistische doeleinden;
- Het afhandelen van (gebeurlijke) betalingen aan of door u;
- Verzenden van onze nieuwsberichten, -brieven en (gebeurlijke) reclameboodschappen;
- U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
- U te informeren over wijzigingen van onze diensten;
- Om u de diensten te leveren;
- BVBA ELKE VOLCKAERT verwerkt ook persoonsgegevens als wij hier wettelijk toe verplicht zijn, zoals gegevens
die wij nodig hebben voor de belastingaangifte, de aangifte inzake de antiwitwaswetgeving, enz. ...
7. Hoe lang we persoonsgegevens bewaren:
BVBA ELKE VOLCKAERT bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld.
De standaard persoonsgegevens die u ons vertrekt, bewaren wij in ons cliëntenbeheersysteem om aan onze wettelijke en boekhoudkundige verplichtingen te kunnen voldoen. Ze vereenvoudigen de aanmaak van nieuwe dossiers en stellen ons in staat om eventuele belangenconflicten vast te stellen.
De bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken, maken deel uit van het dossier en worden in principe slechts bijgehouden voor de duur van de afhandeling van het dossier en gedurende de tijd dat het dossier bij ons gearchiveerd wordt in het licht van onze bewaringsplicht als advocaat.
De bewaartermijnen beginnen in ieder geval slechts te lopen niet eerder dan dat u de schriftelijke en uitdrukkelijke bevestiging van een advocaat van BVBA ELKE VOLCKAERT hebt ontvangen dat de diensten als beëindigd worden beschouwd.
8. Delen van persoonsgegevens met derden:
Als advocatenkantoor behandelt BVBA ELKE VOLCKAERT uw gegevens strikt vertrouwelijk. Alle advocaten zijn gehouden tot het beroepsgeheim. Contractuele vertrouwelijkheidsclausules verzekeren dat dit beroepsgeheim gedeeld wordt door alle aangestelden binnen BVBA ELKE VOLCKAERT.
De gegevens die wij van en over u bekomen worden enkel aan derden meegedeeld met uw toestemming, indien en voor zover dit noodzakelijk is bij de behartiging van het dossier of omdat wij daartoe gehouden zijn uit hoofde van een wettelijke verplichting.
Op bepaalde derden waarmee wij contacten onderhouden in de uitoefening van ons beroep, zoals notarissen, gerechtsdeurwaarders en boekhouders, rust een discretieplicht.
Met eventuele bedrijven die toegang krijgen tot bepaalde van uw gegevens, zoals onze ICT-leverancier, sluit BVBA ELKE VOLCKAERT een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens.
Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zouden zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met het secretariaat of via e-mailadres: volckaert@eadvocaten.be.
9. Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen:
U heeft principieel het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door BVBA ELKE VOLCKAERT en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde onderneming, te sturen.
U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar het e-mailadres volckaert@eadvocaten.be.
Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy.
BVBA ELKE VOLCKAERT houdt eraan zo snel mogelijk te reageren, maar binnen de dertig dagen, op uw verzoek.
BVBA ELKE VOLCKAERT zal gebeurlijk niet verplicht zijn om gevolg te geven aan uw verzoek tot inzage, correctie, verwijdering of overdraging. Dit omwille van onze wettelijke verplichtingen, redenen van algemeen belang (bewaren, statistische analyse, wetenschappelijk of historisch onderzoek), voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering of de gerechtvaardigde uitoefening van het recht op vrijheid van meningsuiting en/of informatie.
10. Klacht indienen:
U heeft de mogelijkheid om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder. Dat kan via de volgende contactgegevens:
Belgische toezichthoudende autoriteit inzake gegevensbescherming (Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer):
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
T.: +32 (0)2 274 48 00
F.: +32 (0)2 274 48 35
E: commission@privacycommission.be
Voor meer informatie met betrekking tot klachten en mogelijkheden tot verhaal: https://www.privacycommission.be/nl/klacht-en-beroep.